Henkilötietojen käsittely: Avainhallinta
SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
Tässä selosteeessa on kysymys Ajan Lukon toimitiloihin liittyvistä tunnisteista ja pääsykoodeista. Seloste voi toimia mallina esim. taloyhtiön vastaavassa tarpeessa. Taloyhtiön avainhallinnan rekisterinpitäjä on taloyhtiö ja käsittelijä tai alikäsittelijä avainhallintaan ulkoistettu taho.
Rekisterinpitäjä
Ajan Lukko Oy (jatkossa Yhtiö)
Tammelan puistokatu 29
33500 Tampere
03 2541 600
www.ajanlukko.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa sekä tietosuojavastaava
Mia Toivonen
mia.toivonen@ajanlukko.fi
Ajan Lukko Oy
Tammelan puistokatu 29
33500 Tampere
03 2541 600
www.ajanlukko.fi
Rekisterin nimi
Avainhallinta
Rekisterin julkisuus
Rekisterin sisältö ei ole julkista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten henkilöiltä joille tunnisteita tai pääsykoodeja luovutetaan. Henkilötietoja käsitellään tarpeen mukaan.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään seuraavia tietotyyppejä;
Henkilön nimi ja yritys
Henkilön osoite
Henkilön puhelinnumero
Henkilön sähköpostiosoite
Tieto hallussa olevista kulkutunnisteista
Tieto kulkutunnisteiden kulkuoikeuksista
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten henkilöiltä joille tunnisteita tai pääsykoodeja luovutetaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Niitä luovutetaan tarvittaessa viranomaisille
Tietojen säilytys ja siirto kolmanteen maahan tai kansainvälisille järjestöille
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, kolmanteen maahan eikä kansainvälisille järjestöille
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietotyyppejä. Tallenteet on suojattu salaamalla ja säilytys tapahtuu ulkoisella palvelimella.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tiedostotallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: mia.toivonen@ajanlukko.fi. Tiedot luovutetaan henkilöllisyystodistusta vastaan.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
Korjaus- ja poistamispyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: mia.toivonen@ajanlukko.fi. Tiedot luovutetaan henkilöllisyystodistusta vastaan.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Yrityksellä ei ole automaattista päätöksenteko- tai profilointijärjestelmää. Rajoittamispyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: mia.toivonen@ajanlukko.fi. Tiedot luovutetaan henkilöllisyystodistusta vastaan.
Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Tietoja säilytetään yrityksen oman lainopillisen suojan, sekä alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Sopimuksessa voidaan määritellä tietojen säilytyksen aika erikseen, jos se katsotaan tarpeelliseksi.
Tiedostotallenteisiin pääsyä rajoitetaan, kun rekisterinpitäjä katsoo, että järjestelmän rekisterin käyttäjä ei enää tarvitse virkaan tai työtehtävään liittyvästä syystä pääsyoikeutta tai käyttöoikeutta järjestelmään.
Yhtiö poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot myös, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Yhtiötä poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Yhtiötä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Tietojen poistamispyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: mia.toivonen@ajanlukko.fi
